Whistleblowing, cosa è? Segnalazione condotte illecite in azienda
Aziende che devono disporre procedure per condotte illecite
La segnalazione di condotte illecite, conosciuta anche come whistleblowing, è un'attività fondamentale per promuovere una cultura etica e responsabile all'interno delle organizzazioni. Ma cosa si intende esattamente per segnalazione di condotte illecite?
In generale, si può definire la segnalazione condotte illecite come l'atto di denunciare delle pratiche sbagliate o illegali che vengono commesse all'interno di un'organizzazione, con lo scopo di proteggere l'interesse pubblico e garantire la correttezza e legalità delle attività svolte.
Se sei un'azienda con sede o filiale nell'Unione Europea e hai più di 50 dipendenti, allora è importante conoscere i tuoi obblighi in merito alla segnalazione di condotte illecite.
Nel contesto delle normative europee, in particolare la Direttiva UE 2019/1937 sulla protezione dei whistleblower, la segnalazione di condotte illecite è considerata un meccanismo cruciale per prevenire frodi e abusi all'interno delle imprese. Essa rientra nei principi della Corporate Social Responsibility (CSR) e contribuisce a costruire una reputazione positiva dell'azienda.
Chi è obbligato ad avere un canale interno e confidenziale?
In conformità con la Direttiva UE 2019/1937, tutte le sedi e filiali nell'Unione Europea con almeno 50 dipendenti devono implementare un sistema per ricevere le segnalazioni di condotte illecite in modo riservato e garantendo protezione della privacy del denunciante. Queste regole si applicano anche alle imprese straniere che operano.
L'obbligo per le sedi e filiali nell'Unione Europea con almeno 50 dipendenti di avere un canale interno e confidenziale è disciplinato dal Regolamento (UE) n. 48/2015 del Parlamento europeo e del Consiglio, che promuove la trasparenza nelle attività delle società nei paesi membri.
Nel caso in cui una società abbia più filiali all'interno dell'UE con meno di 50 dipendenti ciascuna ma complessivamente superino i 50 dipendenti, devono essere costituite varie strutture interne per garantire la segnalazione di condotte illecite. In questo caso non è sufficiente avere un solo canale centrale ma ogni unità deve disporre del proprio canale dedicato.
Segnalazioni illecite
Tuttavia, non tutte le denunce possono essere considerate come segnalazioni di condotte illecite. Affinché ciò avvenga, devono essere rispettati determinati criteri:
1. Il fatto denunciato deve riguardare un'effettiva violazione della legge: questo significa che deve esserci una prova o una ragionevole certezza della natura illegale del comportamento riportato.
2. La denuncia deve avere uno scopo pubblico: in altre parole, deve essere volta a tutelare interessi generali anziché privati.
3. Il whistleblower deve essere una persona che è venuta a conoscenza di una condotta illecita nel corso del suo lavoro e ha la possibilità di fornire informazioni dettagliate sulla stessa.
È importante sottolineare che la segnalazione di condotte illecite può riguardare non solo attività criminose, ma anche violazioni dei diritti umani, dell'ambiente o delle normative aziendali. I whistleblower sono protetti dalla legge contro eventuali rappresaglie o discriminazioni da parte del datore di lavoro.
La segnalazione degli illeciti può essere effettuata sia da parte dei dipendenti che dai collaboratori esterni dell'organizzazione.
Come creare un sistema efficace di segnalazione di condotte illecite
Prima di tutto, è necessario sviluppare una politica chiara e ben definita che spieghi in dettaglio cosa costituisce una condotta illecita e quali sono i canali attraverso cui le segnalazioni possono essere fatte. Questa politica deve essere ampiamente comunicata a tutti i dipendenti ed essere facilmente accessibile.
Successivamente, è importante istituire un meccanismo affidabile per la ricezione delle segnalazioni. Ciò può avvenire attraverso diverse modalità come ad esempio caselle email dedicate, linee telefoniche dirette o appositi form online. È fondamentale assicurarsi che tutte queste opzioni siano sicure e rispettino la privacy dei segnalanti.
L'azienda deve garantire la protezione degli informatori dalle ripercussioni negative derivanti dalla loro testimonianza. Per questo motivo, è cruciale avere una politica anti-rappresaglia ben definita e applicarla rigorosamente in caso di violazioni da parte dei responsabili aziendali.
Oltre a ciò, è necessario avere un processo chiaro e ben strutturato per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite. Ci devono essere regole stabilite sulle tempistiche di risposta e l'azienda deve assicurare che ogni caso sia esaminato in modo equo e imparziale.
Infine, è importante avere una politica di comunicazione trasparente riguardo le azioni intraprese dalla compagnia dopo aver ricevuto una segnalazione. Anche se alcuni dettagli possono essere protetti per motivi legali o confidenziali, è importante tenere i dipendenti informati sugli sviluppi del caso e sull'esito finale.
La creazione di un sistema efficace di segnalazione di condotte illecite richiede impegno e attenzione costante da parte dell'azienda.
Come utilizzare i dati raccolti dalle segnalazioni per migliorare l'ambiente lavorativo
Come azienda, è importante raccogliere dati riguardanti le segnalazioni di condotte illecite all'interno dell'ambiente lavorativo. Questi dati possono fornire informazioni preziose sul benessere dei dipendenti, sulla cultura aziendale e sulle eventuali problematiche interne che necessitano di essere affrontate. Ma come si possono utilizzare al meglio questi dati?
Innanzitutto, è fondamentale avere una corretta gestione dei dati raccolti dalle segnalazioni. Ciò significa organizzarli in modo sistematico, mantenendo la privacy dei denuncianti e garantendo la sicurezza delle informazioni sensibili. Inoltre, è importante analizzare regolarmente i dati per identificare eventuali tendenze o problemi ricorrenti.
Una volta che i dati sono stati accuratamente gestiti e analizzati, è possibile utilizzarli per prendere decisioni strategiche all'interno dell'azienda. Ad esempio, se emerge un elevato numero di segnalazioni relative a discriminazione o molestie sul lavoro, l'azienda potrebbe decidere di implementare programmi di formazione sul rispetto e sull'inclusività sul luogo di lavoro.
L'utilizzo dei dati può aiutare a creare un ambiente lavorativo più sicuro e trasparente. Se i dipendenti si sentono ascoltati e vedono che le loro segnalazioni vengono prese seriamente dall'azienda, saranno più propensi a parlare apertamente delle problematiche che incontrano sul posto di lavoro.
Ma non solo: l'utilizzo efficace dei dati delle segnalazioni può anche portare ad un miglioramento della produttività e della qualità del lavoro. Ad esempio, se le segnalazioni indicano un elevato tasso di turnover tra i dipendenti di un determinato reparto, l'azienda potrebbe indagare sulle cause e apportare eventuali modifiche per aumentare il benessere dei dipendenti e ridurre il numero di uscite.
Infine, i dati raccolti dalle segnalazioni possono anche essere utilizzati come fonte di ispirazione per la pianificazione futura delle politiche aziendali. Se emerge che un programma o una politica in particolare ha portato a risultati positivi, l'azienda potrebbe decidere di implementarla in modo più ampio o adattarla per migliorarne l'impatto.
In sintesi, è fondamentale sfruttare al meglio i dati raccolti dalle segnalazioni per migliorare costantemente l'ambiente lavorativo all'interno dell'azienda.
Il responsabile
La direttiva ha inoltre previsto l'obbligo di designare un responsabile per la gestione delle segnalazioni di condotte illecite, che sia indipendente e abbia competenze specifiche nell'ambito della tutela dei whistleblower.
Questa figura sarà quindi responsabile di monitorare e valutare le segnalazioni ricevute, nonché di collaborare con le autorità competenti nel caso in cui siano necessarie indagini interne o esterne.